Antonio Giannella

Nonostante i CMS non siano stati concepiti per il Web, oggi il loro utilizzo più diffuso è rivolto alla gestione di siti web, soprattutto se sono di grandi dimensioni e richiedono un frequente aggiornamento.

Una delle applicazioni più utili dei sistemi di WCMS, infatti, è nella gestione dei portali (intranet, extranet, community, siti di e-commerce...), dove vengono impiegati come strumento di pubblicazione flessibile e multiutente.

Ad esempio, gestione di contenuti testuali (notizie, articoli ecc.), link, immagini, liste di discussione, forum, materiale scaricabile. Può essere modificata anche la struttura stessa delle pagine in numero ed organizzazione. A volte i WCMS danno la possibilità di gestire anche più versioni dello stesso sito (ad esempio, HTML o WAP).

I WCMS consentono di definire utenti, gruppi e diritti in modo da poter permettere una distribuzione del lavoro tra più persone. Per esempio, è possibile definire una classe di utenti abilitati esclusivamente all'inserimento delle notizie, mentre si può riservare la scrittura di articoli ad un altro gruppo, e limitare tutti gli altri alla sola consultazione.

L'introduzione di un web content management system in azienda richiede la definizione di chiari processi interni di approvazione dei contenuti. La scelta di un software di WCMS è strategica per le aziende che generano la maggior parte di volume d'affari su Internet, ma - in proporzione diversa - è molto importante anche per il libero professionista che vuole utilizzare il medium Internet per farsi conoscere.

In letteratura esistono numerosi modelli che aiutano a valutare il ritorno di un investimento in un WCMS. I costi di adozione sono spesso elevati, quindi non sono sostenibili per i professionisti o i privati che non fanno del Web la loro competenza di base.

Per rispondere a questa necessità di mercato sono nati alcuni application service provider (ASP) che offrono questo servizio direttamente via Web, senza richiedere alcun investimento hardware o software. Gli ASP costano ai loro clienti un canone annuale per il servizio di WCMS erogato.